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Acesso ou Excel? que diferenças e o que é melhor?

O pacote do Microsoft Office consiste em dois dos programas mais usados ​​no mundo, em alguns aspectos muito semelhantes: Access e Excel .

O Excel é, a princípio, uma abordagem mais superficial, mais fácil de usar e mais imediata, com uma planilha a ser preenchida com números ou valores que podem ser automaticamente explicados.

O acesso no início é mais complexo, mesmo depois de ter entendido o básico, ele oferece a possibilidade de criar uma máscara, que é uma interface gráfica personalizável, para inserir os valores nas células, o que se torna muito mais confortável e amigável.

Ambos são programas de trabalho e estudo para gerenciamento de dados e pode-se perguntar qual é o melhor e para quais necessidades é melhor preferir um ao outro.

Resumidamente, o Excel é uma ferramenta para análise de dados, para fazer cálculos matemáticos e comparações estatísticas para serem apresentados também como gráficos fáceis de compartilhar.

O Access é um programa de gerenciamento de dados, um gerenciador de banco de dados real que pode ser usado por vários usuários simultaneamente, útil para filtrar valores, exibi-los de maneira estruturada e automatizar determinadas operações e eventos.

Excel se destaca na análise de dados numéricos .

A curva de aprendizado para usar o Excel é bastante curta e já está aprendendo a usar algumas funções básicas, como tabelas dinâmicas, você pode executar imediatamente muitas operações.

As versões mais recentes estão cheias de modelos pré-embalados, apenas para serem concluídas.

O Excel é uma ótima ferramenta quando as planilhas a serem usadas são duas ou três, mas se torna mais inconveniente se o tamanho do banco de dados for aumentado.

Manter uma planilha do Excel com milhares, se não dezenas de milhares de entradas, torna-se realmente mais difícil e, com a evolução dos dados, existe o risco de erros na atualização de fórmulas, gráficos e macros.

Em outros artigos que vimos, sobre o Excel:

- Como usar planilhas do Excel

- 4 operações a serem feitas trabalhando com o Word e o Excel

- Melhores modelos Excel para download gratuito para operações financeiras e comerciais .

Comparado ao Excel, que se concentra em dados numéricos e sequências, o Access é uma verdadeira solução de arquivo digital para informações que podem ser chamadas várias vezes dentro do programa.

A curva de aprendizado para o Access é mais longa no sentido de que, para começar a usá-lo, é necessário estudar pelo menos o básico e entender sua terminologia.

Talvez a maior diferença entre o Access e o Excel seja o método de retenção de dados.

O acesso pode ser alterado a qualquer momento e informações adicionais podem ser adicionadas, modificadas, removidas ou filtradas sem impacto nas fórmulas e tabelas.

No entanto, ao usar um conjunto de dados massivo no Excel, existe a possibilidade de que uma pequena alteração possa arruinar a tabela inteira.

O Access dá um passo à frente do Excel usando listas de pesquisa e regras de validação para campos individuais no nível da tabela.

A integridade referencial entre as tabelas, ou seja, seu link, é constantemente mantida pelo Access, o que garante o significado de todas as informações.

As agregações de grandes bancos de dados são relativamente simples no Access, que permite filtrar informações individuais de maneira imediata, sem tabelas dinâmicas.

No Access, muito menos usado do que o Excel devido à sua complexidade inicial, escrevi no passado um guia preliminar baseado no Microsoft Access para entender como funcionar e o que é necessário .

Não há, portanto, programa melhor ou pior, ambos são ferramentas excelentes para serem usadas alternativamente de acordo com as necessidades e o trabalho que precisa ser feito e mantido.

O Excel facilita a geração de saída personalizada com formatação e anotações muito flexíveis que você pode adicionar facilmente em qualquer lugar.

No entanto, se os dados e os relacionamentos precisarem ser mantidos ao longo do tempo, as planilhas podem se tornar realmente limitantes, portanto, o Access entra em ação.

Uma solução híbrida, na qual os dados de um banco de dados do Access são exportados ou copiados para o Excel, é certamente o melhor.

Os programas se integram entre si e é possível importar os dados do Access para o Excel e vice-versa, para preencher o Access usando as tabelas do Excel já existentes (consulte o guia da Microsoft).

Embora o Excel não seja um banco de dados, ele ainda é amplamente usado para armazenar dados.

O Excel, no entanto, é um banco de dados de arquivos individuais e não um banco de dados relacional, como o Access, em que os dados das diferentes tabelas são vinculados entre si e são modificados automaticamente de acordo com determinados eventos.

Quando tabelas simples precisam evoluir para várias tabelas de dados correlacionadas, o Access é a primeira escolha.

Quando os dados estiverem no Access, você poderá adicionar várias tabelas e mesclá-las, criar consultas ou exibições, definir a estrutura e os tipos de dados.

Não há dúvida de que o Access é um produto rico em recursos, mesmo que o primeiro impacto possa parecer desanimador.

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